Text copied to clipboard!
Pealkiri
Text copied to clipboard!Akadeemiliste Dokumentide Spetsialist
Kirjeldus
Text copied to clipboard!
Otsime oma meeskonda akadeemiliste dokumentide spetsialisti, kes vastutab haridusasutuse akadeemiliste dokumentide haldamise, arhiveerimise ja korrastamise eest. Sellel ametikohal on oluline roll ülikooli või muu haridusasutuse dokumentide täpsuse, turvalisuse ja kättesaadavuse tagamisel. Akadeemiliste dokumentide spetsialist töötab tihedas koostöös õppeosakonna, õppejõudude, üliõpilaste ning teiste osapooltega, et tagada dokumentide korrektne käitlemine ja säilitamine vastavalt seadustele ning asutuse sisekorrale. Töö hõlmab nii paber- kui ka digitaaldokumentide haldamist, nende registreerimist, arhiveerimist, väljastamist ning vajadusel tõlkimist või vormistamist. Spetsialist peab jälgima, et kõik dokumendid oleksid ajakohased, õigesti vormistatud ning kättesaadavad volitatud isikutele. Lisaks on oluline roll andmekaitse ja konfidentsiaalsuse tagamisel, kuna akadeemilised dokumendid sisaldavad sageli tundlikku isiklikku teavet. Töö eeldab head suhtlemisoskust, täpsust, süsteemsust ning võimet töötada nii iseseisvalt kui ka meeskonnas. Akadeemiliste dokumentide spetsialist osaleb vajadusel ka dokumentide digitaliseerimise projektides, aitab kaasa protsesside tõhustamisele ning annab nõu dokumentide haldamise parimate praktikate osas. Sobiv kandidaat on kohusetundlik, organiseeritud ning omab varasemat kogemust dokumentide haldamise või arhiivitöö valdkonnas. Vajalik on väga hea eesti keele oskus ning kasuks tuleb inglise keele oskus. Kui soovid panustada haridusasutuse toimimisse ning sulle meeldib töötada dokumentidega, ootame sind kandideerima!
Kohustused
Text copied to clipboard!- Akadeemiliste dokumentide haldamine ja arhiveerimine
- Dokumentide registreerimine ja väljastamine
- Andmekaitse ja konfidentsiaalsuse tagamine
- Dokumentide digitaliseerimine ja korrastamine
- Koostöö õppeosakonna ja teiste osakondadega
- Dokumentide vormistamine ja vajadusel tõlkimine
- Õigusaktide ja sisekorra järgimine dokumentide haldamisel
- Dokumentide säilitustähtaegade jälgimine
- Protsesside tõhustamine ja arendamine
- Kliendipäringutele vastamine ja nõustamine
Nõuded
Text copied to clipboard!- Varasem kogemus dokumentide haldamise või arhiivitöö valdkonnas
- Väga hea eesti keele oskus
- Hea inglise keele oskus
- Täpsus ja süsteemsus
- Hea suhtlemisoskus
- Võime töötada nii iseseisvalt kui meeskonnas
- Andmekaitse põhimõtete tundmine
- Hea arvutikasutamise oskus
- Kohusetundlikkus ja organiseeritus
- Valmidus õppida uusi dokumentide haldamise süsteeme
Võimalikud intervjuu küsimused
Text copied to clipboard!- Milline on teie varasem kogemus dokumentide haldamisel?
- Kuidas tagate dokumentide konfidentsiaalsuse?
- Kas olete töötanud dokumentide digitaliseerimisega?
- Kuidas lahendate olukorra, kui dokument on puudu või valesti arhiveeritud?
- Milliseid dokumentide haldamise tarkvarasid olete kasutanud?
- Kuidas tagate töö täpsuse ja korrektsuse?
- Kas olete kokku puutunud andmekaitse küsimustega?
- Kuidas suhtlete erinevate osapooltega dokumentide väljastamisel?
- Milline on teie kogemus arhiivitööga?
- Kuidas motiveerite end rutiinsete ülesannete täitmisel?
